BitplusPROにはデータベースのフィールドを自動認識してメールをデータベース化する区切り記号モードと、メールの項目とデータベースのフィールドを関連付ける定義ファイルを作成しその定義ファイルに基づいてメールをデータベース化する定義ファイルモードがあります。
定義ファイルモードでは、区切り記号モードでは処理できない複数の区切り記号が混在するメールや区切り記号がないメールを処理できる他、データファイルがAccessの場合1通のメールを最大3つのテーブルに分割してデータベース化することも出来るのです。

一方、下記のいずれかに該当するメールは、区切り記号モードでは受信できませんので定義ファイルモードで受信することになります。
定義ファイルモードとは、メールとデータファイルを関連付けるルールに基づいて動作するモードで、そのルールを記述したファイルを定義ファイルと呼んでいます。

1. 複数の区切り記号が混在している場合
2. BitplusPROが認識できる区切り記号がない場合
3. 区切り記号のないものがある場合
4. メールの項目名とデータファイルのフィールド名（項目名）が異なる場合
5. データファイルがAccessの場合でサブテーブルを使用する場合
6. データファイルがAccessの場合で項目名にAccessのフィールド名として使用できない文字が含まれている場合

今回は、次のメールとBitplusPRO6に付属するsample.mdbを例として説明してみましょう。

今回受信するメール本文は、次の内容とします。

会社名：○×△□株式会社 所属 営業部 [担当者] 中央次郎 〒104-0032 東京都中央区八丁堀1-4-5 (TEL) 03-3537-6219 備考 このメールは、定義ファイルモードについて説明するためのものです。 1行目は、区切り記号が半角ではなく全角です。 2行目は、区切り記号がありません。 3行目は、アクセスのフィールド名で使用できないカッコが項目名に使用されています。 4行目は、行頭から大きくスペースがあってから住所が始まっています。 5行目も4行目と同様ですが項目名がカッコ付きであります。 6行目は、この備考ですが項目名と同じ行には値が存在せず、次の行から複数行値があります。

データファイルは、BitplusPRO6のインストールされたフォルダにあるsample.mdbを使用します。
ちなみに、メールを読み込むMAINテーブルのフィールド名は次のようになっています。

受信モードのタブ以外の設定を行えば作成した定義ファイルでメールが受信できます。

行は14行ありますが、足りないときは、キーボードのF1キーを押してください。行を削除するときは、同じくキーボードのF2キーを押すと削除されます。

そして、定義ファイルを使用すれば、メールに項目名さえあればほとんどのメールがデータベース化できるのです。 例えば、「【楽天市場】注文内容ご確認」などの複雑なメールもデータベース化することができるので、データベースに宅配便のラベル出力機能を用意すれば、商品発送までの時間を大幅に短縮することができるのです。

メールをAccessやExcelにコピー&ペーストするというアナログ作業は時間が掛かるだけでなく、人為的なミスが発生する可能性も高くなります。
定義ファイルモードでメールがデータベース化できれば業務効率が格段にアップすることになるのです。

当社では、BitplusPROの導入をご検討いただいている方に、受信しているメールがデータベース化できるかどうかの無料メールチェックを行っています。
詳しくは、BitplusPROのホームページをご覧下さい。