Access/ExcelとBitシリーズ徹底活用


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今回は、Accessで管理されている顧客データから特定の条件に一致する顧客のみ抽出してBitMailPROでメールを一斉送信する方法を解説します。

詳しい説明に入る前に、準備手順を簡単に説明すると次のような流れになります。

BitMailPROが参照するテーブル（以下「テーブルB」）を作成する。
メインテーブル（以下「テーブルA」）からテーブルBに条件に一致する顧客情報のみを書き出すための追加クエリーを作成する。
テーブルBの全レコードを削除（初期化）するための削除クエリーを作成する。
マクロに先に作成した削除クエリーと追加クエリーを登録する。

つまり、BitMailPROが参照するためのテーブルBを作成して、そのテーブルBを初期化（レコードを空）にした上で、検索条件に一致するデータのみをテーブルBに書き出すのです。
そうすれば、テーブルBは、常に条件に一致する顧客のみがリストされることになりメールが抽出結果のみにメールが送信されることになるのです。

テーブルの作成

まず、Accessを起動してBitMailPROが参照するためのテーブルを作成します。
今回は、BitMailPROに付属するsample.mdbで説明します。
まず、Accessでsample.mdbを開いてください。
登録・閲覧のフォームが表示されますが、閉じて次の画面を表示してください。

addressというテーブルがありますので、そこに新しくBitMailRPOが参照するテーブルを新規作成します。
そのためには、addressというテーブルの複製を作ります。
addressを右クリックすると次のようなメニューが表示されますので、名前を付けて保存(A)をクリックします。

クリックするとこのような画面が表示されます。

今回は、bmptempというテーブル名に書き換えて保存してみます。

OKボタンをクリックするとbmptempというaddressとまったく同じフィールド構成のテーブルが作成されます。

追加クエリーの作成

次に、adderssテーブルから条件に一致するレコードだけをbmptempテーブルに書き出す追加クエリーを作成します。
オブジェクトでクエリを選択すると次の画面が表示されますので、新規作成をクリックします。

クエリの新規作成という画面が表示されますので、デザインビューが反転していることを確認してOKをクリックします。

addressが反転していることを確認して追加(A)をクリックします。

この画面のようにaddressが表示されたら、テーブル表示の画面の閉じる(C)をクリックしてください。

次に、ID以下を画面のように反転させてから下半分にドラッグしてください。

このように全てのフィールドが表示されていることを確認してください。

次に抽出条件を設定します。
今回は、IDが10から20までのレコードを抽出してみましょう。

このままでは、選択クエリーでbmptempに書き込まれませんので、追加クエリーに変更します。
メニューバーのクエリ(Q)を選択すると次のメニューが表示されますので、追加をクリックします。

次のような追加の画面が表示されます。

ドロップダウンメニューからbmptempを選択します。

OKをクリックするとつきの画面のように追加クエリになります。

後は、この追加クエリーをQ_bmptempという名前を付けて保存してください。

削除クエリーの作成

先に作成したQ_bmptempは、追加クエリーですから実行するたびにbmptempにデータを追加してしまいますので、追加する前に古い情報を削除して初期化する必要があります。
そのために必要なのが削除クエリーです。
途中までは、追加クエリーと同じなので省略しますが、下の画面が表示されたらbmptempを反転して追加をクリックしてください。

*を反転して下半分にドラッグしてください。

上記の画面と同じようになったらメニューバーのクエリ(Q)をクリックしてメニューから削除を選択してください。

これで、削除クエリが出来上がりましたので、Q_bmptemp_delという名前で保存してください。

マクロへの登録

作成したクエリーをマクロに登録してみます。
マクロの新規作成ボタンをクリックして、アクションにクエリを開くを選択します。
クエリ名にQ_bmptemp_delを指定します。

次の行のアクションもクエリを開くとして、クエリ名にQ_bmptempを選択します。

これで、マクロが完成しましたので、M_bmptempという名前で保存してください。

まとめ

このマクロを実行するとaddressというテーブルのIDが10～20のレコードが、bmptempにコピーされますので、BitMailPROでsample.mdbのbmptempを送信設定のテーブル設定で指定すればいつでも決まった方にメールを送信することが出来るようになります。
もちろん今回は、IDの範囲で条件を指定しましたが、条件の設定方法はいろいろと可能ですので目的に合った条件設定を行ってください。


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